Účetnictví
1. Příkazy k úhradě
Jak zamezit předbízení faktury do příkazu k úhradě, pokud byl na ni udělán příkaz k úhradě jiným způsobem, např. ručně?
1) V knize přijatých faktur vyhledejte příslušnou fakturu. Na faktuře zmáčkněte klávesu F3 (objevi se okno s úhradami faktury) a v předbídnutém okně zadejte nový záznam (CTRL+N) a doplňte příkaz k úhradě - datum a částku
nebo 2) vytvořte příkaz k úhradě na všechny faktury, na které již příkaz k úhradě nepotřebujete, běžným způsobem. Vytiskněte jej pouze na obrazovku. Potom okno s příkazy k úhradě uzavřete. Při uzavírání okna budete dotázáni, zda si přejete zapsat, že příkaz k úhradě k jednotlivým fakturám byl vytvořen. Odpovězte "Ano" . K faktuře se zapíše, že příkaz k úhradě byl již vytvořen, a program nebude tuto fakturu dále předbízet.
2. Jak vytisknout příkaz k úhradě, který byl již jednou vytištěn
V knize prvotních dokladů Přijaté faktury najděte fakturu, ke které chcete vystavit druhý příkaz k úhradě (první byl např. vrácen bankou). Stiskněte klávesu F3 (objeví se okno s úhradami faktury) a v předbídnutém okně zrušte klávesou F8 řádek, ve kterém jsou údaje o vytištění příkazu k úhradě. Klávesou F10 uzavřete okno.
Nový příkaz k úhradě vystavte běžným způsobem.
3. Rozdíl mezi zůstatkem účtu v Hlavní knize a zůstatkem ve Stavu účtů
Při kontrole zůstatku na účtě podle Hlavní knihy a zústatku na účtě podle Stavu účtů byl zjištěn rozdíl. např.: Hlavní kniha 132000 strany MD a D obrat za období se nerovná o částku 814,-Kč
1. Udělejte Předběžnou uzávěrku, která znovu zapíše všechny informace o pohybech v účetním deníku na jednotlivých účtech do souhrnné databáze "hlavní kniha".
2. Pokud nepomůže Předběžná uzávěrka, spusťte v nabídce Servis Kontrolu úč. deníků a knih, která zkontroluje jednotlivé náležitosti účetních dokladů. Může se například stát, že kontrola zjistí, že u dokladu NAKU01_7 chybí záhlaví. V takovém případě najděte v knize faktur prvotní doklad a znovu proveďte a uložte jeho zaúčtování.
4. ÚČETNICTVÍ/MAJETEK - Prodej neodepsaného majetku
Auto je majetkem firmy. Po dvou letech odepisování je v průběhu roku prodáno. Jak zaúčtovat odpisy, vyřazení a prodej.
1. V případě prodeje majetku v průběhu roku si firma může dát do nákladů polovinu ročního odpisu.
2. Jakmile je uskutečněn prodej, vyřadí firma auto z evidence v pořizovací ceně a zúčtuje do nákladů zůstatkovou cenu.
3. Do výnosů zaúčtuje cenu, za kterou bylo auto prodáno.
| Příklad: | pořizovací cena 350 000 Kč odpisováno 2 roky zrychleně 218 750 Kč prodejní cena 250 000 Kč vedeno na účtě 022 |
| 1. | odpis letošní | 43 750 Kč | 551000 | 082000 |
| 2.a | vyřazení | 350 000 Kč | 082000 | 022000 |
| 2.b | náklad - zůstatková cena | 87 470 Kč | 541000 | 082000 |
| 3. | tržba za prodej | 250 000 Kč | 311000 | 641000 |
Řešení problému v Evidenci majetku:
Daný problém je vhodnější vyřešit přímo v modulu Evidence majetku, kde v seznamu majetku vyberte prodávaný majetek.
Na kartě Odpisy ručně opravte hodnoty letošního daňového a účetního odpisu. (1. řádek výše uvedené tabulky). Daňový na polovinu a účetní podle počtu měsíců v užívání.
Na kartě Pohyby zadejte nový pohyb - prodej a v části zaúčtování zadejte správný účet pro vyřazení majetku. (řádek 2a tabulky)
Mezerníkem založte na kartě Odpisy nový záznam o odpisech v aktuálním roce - typ záznamu zvolte 203-odpis zůstatku a doplňte hodnotu odpisu a zaškrtněte políčko "oprava čísel účtů", doplňte čísla účtů. (řádek 2b tabulky).
Při pravidelném měsíčním zaúčtování pohybů majetku bude účetní doklad obsahovat zaúčtování vyřazení prodaného majetku (řádky 1, 2a, 2b z výše uvedené tabulky).
5. Nesouhlasí konečný stav pokladní knihy se zůstatkem účtu pokladny
Tento stav může například nastat, vymažete-li pokladní doklad uprostřed řady.
V pokladních dokladech je volba pro přepočet počátečních a konečných stavů pokladních dokladů. Tuto volbu najdete v nabídce Kniha/Přepočítat konečný stav pokladny v horní programové nabídce.
Jak vystavit dobropis na fakturu z loňského roku.
1. Pokud existuje adresář 1999 => účetnictví běželo v předchozím roce, založte v knize faktur vydaných novou fakturu a vyplňte u ní pole rok, pořadí a variabilní symbol, přejděte na další pole a z nabídky Faktura z horní lišty vyberte volbu Vytvořit dobropis faktury. Objeví se okno s nabídkou faktur, ke kterým se dá vytvořit dobropis. Zvolte rok (1999), knihu faktur a danou fakturu, klávesou Enter nechte vytvořit dobropis.
2. Pokud máte nové účetnictví => loňská faktura je navedena pouze v počátečních stavech, proto k ní nelze vytvořit dobropis předchozím způsobem, vystavte novou fakturu s minusovou částkou a do textu napište poznámku, ke které faktuře je dobropis vystaven.
Jak zaúčtovat vzájemné zápočty mezi dvěmi firmami?
Příklad:
doklad VS zaúčtování částka Faktura vydaná 1 123 311 / 601 1000 Faktura vydaná 2 456 311 / 604 2000 Faktura přijatá 1 789 518 / 321 3000 Zaúčtování vzájemného zápočtu - uhrazení faktur: Pořídíme zápis do obecného úč. deníku k datu vzájemného zápočtu.
doklad VS zaúčtování částka vzájemný zápočet
123 / 311
1000 456 / 311
2000 789 321 / 3000
Před tiskem důležitých sestav, jako jsou hlavní knihy, rozvahy a výsledovky, sestavy DPH... doporučujeme spustit předběžnou uzávěrku, která znovu načte všechny pohyby z účetních deníků do souhrnné hlavní knihy a poté kontrolu úč. deníků a knih z nabídky Servis, která např. vypíše volná místa mezi účetními doklady - nezaúčtované faktury a jiné chyby podle nastavených kontrol. Zjistí-li kontrola chyby, opravte je.
Jak zaúčtovat měsíční výpis z banky tak, aby jednotlivé pohyby byly zaúčtovány s datem, kdy byly skutečně provedeny?
Možným způsobem řešení je zavedení vlastní číselné řady bankovních dokladů, pomocí níž rozlišíte jednotlivé dny v měsíčním výpise. První čísla číselné řady označují měsíc a poslední dvojčíslí označuje den v měsíci. Takže jeden bankovní výpis rozúčtujete do tolika účetních dokladů, v kolika dnech byly provedeny pohyby na účtu.
Příklad: 103 lednový výpis, úhrada z 3.1. 104 lednový výpis, úhrada ze 4.1. 122 lednový výpis, úhrada z 22.1. 503 květnový výpis, úhrada z 3.5.
Hlavní kniha a stav účtu vykazuje rozdíl za období a ten se nespraví ani předběžnou uzávěrkou.
Rozdíl může být způsoben rozdílným datem zaúčtování a účetním obdobím, do kterého daný doklad náleží. K této situaci mohlo dojít při opravě data zaúčtování v účetním dokladu a nepotvrzením data klávesou Enter,ale rovnou uložením klávesou F10. Proto je lépe dodržovat obecné pravidlo: po vložení hodnoty do jakéhokoliv pole, stiskněte klávesu Enter jako potvrzení vložené hodnoty. To znamená, že při každé opravě data zaúčtování dokladu nebo data zdanitelného plnění potvrďte změnu klávesou Enter nebo přesunem kurzoru do jiného pole dokladu a teprve nyní doklad uložte.
Zkontrololujte zda jsou u všech dokladů správně zadaná účetní období. Datum účtování a zdanitelného plnění do jednoho období a napravo od něj číslo období (leden=1). Nejsou-li, pak je stačí opravit tím, že vstoupíte opravou do dokladu a klávesou Enter potvrdíte datum. Období se přepíše automaticky.
Tato situace může nastat v některých tiskových sestavách, kde je možno definovat sloupce, například Výběry a exporty dat, Výpisy faktur a pod.
Pokud jste si nadefinovali sestavu a místo čísel se dvěmi desetinnými čísly se na sestavě tisknou pouze celá čísla, vraťte se zpět do definice sloupců sestavy a v řádku šířka sloupce v příslušném sloupci zadejte například hodnotu 12.2 , což znamená číslo o délce dvanácti znaků a z toho dvě desetinná místa.
Příklad:
Sloupec
Šířka sloupce 12.2
U odběratele zavedeného v Adresáři firem se změnil bankovní účet a byly již dopředu vystaveny zálohové faktury. Jak lze opravit ve vystavených fakturách číslo bankovního účtu?
Opravte bankovní účet v adresáři firem. Pak vyhledejte faktury, vystavené na tohoto odběratele (pomocí F7) a do každé faktury vstupte opravou (Ctrl+O). Ve faktuře znovu vyberte firmu z číselníku obchodních partnerů (načte se tak nový údaj o čísle bankovního účtu) a opravenou fakturu uložte.
Při kontrole hlavní knihy, rozvahy a výsledovky byly zjištěny rozdíly. V čem mohou spočívat?A) Proveďte předběžnou uzávěrku, aby se zaktualizovaly všechny potřebné účetní informace.
B) Zkontrolujte, zda máte správně nadefinovanou rozvahu a výsledovku. Jednotlivé účty mají v číselníku účetní osnovy zadáno konkrétní číslo řádku v jednotlivých výkazech.
C) Podle sestavy z hlavní knihy zkontrolujte, zda máte vyrovnané počáteční stavy.
Při zaúčtováni externího dokladu (z mezd, skladu, majetku) jste jej omylem zaúčtovali do jiného účetního deníku. Znovu zaúčtovat nemůžete, protože jste externí doklad už vymazali, nebo provedli zaúčtování dokladu dalšího. Jak přesunout doklad z jednoho deníku do druhého?
Otevřte si účetní doklady (v hlavní nabídce volba 100) a tam zvolte všechny deníky. Najděte doklad, který potřebujete přesunout. Klávesou F5 jej zkopírujte a vyberte deník, kam se má doklad umístit. Zkontrolujte správnost dokladu a uložte jej. Pak můžete vymazat doklad z původního umístění.
Jednotná celní deklarace, tzv. JCD, je faktura zaslaná celním úřadem. Na ní je vyměřeno clo za dovoz zboží ze zahraničí a daň z přidané hodnoty dováženého zboží.
Zároveň je na příloze dokladu uveden základ, ze kterého je DPH vypočteno.
Vyměřené clo a DPH organizace platí celnímu úřadu.
Navedení faktury:
Zvolte si zvláštní knihu pro JCD např. NAKU10 - Faktury JCD. Faktury vystavujete stejným způsobem jako běžné faktury. Na druhé záložce Částka se bude trochu odlišovat zápis do tabulky DPH.
Nejprve nastavte Výpočet DPH na 2-oprava, abyste měli přístup do všech políček.
Do řádku s nulovou sazbou DPH zadejte vyměřené clo, do řádku se základní (sníženou) sazbou zadejte vyměřené DPH a základ, ze kterého bylo DPH vypočteno.
Při vstupu do políčka součet se zeptá, zda má zapsat součet základu a daně. Odpovězte NE a zapište částku DPH.
Zaúčtování:
Pro účtování je nejvhodnější nachystat si předem předkontaci, která by obsahovala všechny možnosti, které mohou nastat při účtování JCD.
Závazek vůči celnímu úřadu - vyměřené clo a DPH - se zaúčtuje na 379 Jiné závazky na stranu DAL a na straně MD vstupuje clo do pořizovací ceny Zásoby 131 nebo 504.
Vyměřené DPH se zaúčtuje na 343 DPH vstup na stranu MD s příslušnou indikací. Na zaúčtování základu DPH zříďte podrozvahový účet např. 720100 a zaúčtujte na stranu MD s příslušnou indikací DPH.
Aby byl celý doklad vyrovnaný, je potřeba základ DPH zaúčtovat na nějaký pomocný podrozvahový účet na stranu DAL, např. 720200.
Ve fakturách (přijatých i vydaných), adresáři firem, pokladních dokladech přibyla nová možnost vyhledávání pomocí kombinace kláves Ctrl+F7 nebo tlačítka
Rozšířené vyhledávání můžete také použít pro zobrazení v seznamu jen těch záznamů, které odpovídají vybrané podmínce (filtr).
Toto vyhledávání umožňuje nadefinovat širokou škálu podmínek, které lze vzájemně propojovat. Podmínky pro vyhledávání se definují zvlášť pro každou oblast - adresář firem, faktury vydané, faktury přijaté, pokladní doklady. Podmínky lze zadávat parametricky, zapsáním SQL dotazu, předdefinovanými podmínkami, které budou postupně dodávány výrobcem, nebo jejich kombinacemi.Příklad zadání jednoduché podmínky pro vyhledávání faktur podle čísla projektu:
Novou podmínku vytvoříte stiskem tlačítka Nové. Do parametrů podmínky vyberte ze seznamu údaj “Projekt” (postavte se na něj kursorem). V operátorech vyberte “= rovno”. V hodnotě doplňte do prvního pole výchozí číslo projektu, které se má předbízet pro vyhledávání (například 1). Pak zaškrtněte políčko “Dotaz na hodnotu” a do textu otázky napište například “Zadejte číslo projektu”. Potom stiskněte tlačítko Uložit.
Podmínku je potřeba označit tak, abyste později při výběru podmínky věděli, o jaké vyhledávání se jedná. Do názvu podmínky tedy napište například “Podle projektu”. Doplňte číslo podmínky (podle tohoto čísla budou podmínky řazeny za sebou). Zadáním čísla do pole skupina přiřadíte podmínku do skupiny (nemusíte doplňovat). Můžete si tedy vytvořit více skupin podmínek pro vyhledávání. Popis slouží k podrobnější identifikaci podmínky (nemusíte doplňovat).
Po uložení podmínky uzavřete okno vyhledávání a znovu jej otevřete stiskem kláves Ctrl+F7. Program si načte nově vytvořenou podmínku. Podmínku můžete nyní vybrat ze seznamu a spustit vyhledávání volbou tlačítka Provést nebo funkční klávesy F7.
Pokud bylo před spuštěním vyhledávání políčko Zobrazit v seznamu pod tlačítkem Zobrazit zaškrtnuto, budou jako výsledek vyhledávání zobrazeny jen faktury odpovídající zadané podmínce (tzv. filtr). Tento filtr můžete zrušit stiskem kláves Shift+Ctrl+F7 nebo také pomocí horní nabídky Kniha/Zrušit filtrování záznamů. Potom bude v seznamu obnoveno zobrazení všech faktur.
Pokud políčko Zobrazit v seznamu nebude zaškrtnuto, výsledkem vyhledávání bude nastavení kursoru na první záznam odpovídající zadané podmínce (vyhledání). V takovém případě se na další záznam odpovídající zadané podmínce přesunete stisknutím kláves Shift+F7.Pokud Vám zadání již existující podmínky nevyhovuje, můžete ji upravit po stisknutí tlačítka Editovat. Pokud chcete uložit prováděné změny do nové podmínky pro vyhledání a původní podmínku ponechat tak, jak vypadala původně, zaškrtněte při ukládání zaškrtávací políčko Jako novou.
Zrušení celé podmínky provedete tlačítkem s červeným křížkem Vymazat podmínku z databáze, které se nachází vlevo nahoře.
Zadání podmínky je možné zkontrolovat tlačítkem Test podmínky.
Příklad zadání jednoduché podmínky pro vyfiltrování faktur jednoho obchodního partnera:
Novou podmínku vytvoříte stiskem tlačítka Nové. Do parametrů podmínky vyberte ze seznamu údaj “Firma” (postavte se na něj kursorem). V operátorech vyberte “o obsahuje”. Tak zajistíte, že bude vybírat i podle libovolné části názvu firmy a bude ignorovat malá a velká písmena. V hodnotě doplňte do prvního pole libovolný text jako výchozí hodnotu. Pak zaškrtněte políčko “Dotaz na hodnotu” a do textu otázky napište například “Zadejte název firmy”. Políčko Zobrazit v seznamu zaškrtněte. Potom stiskněte tlačítko Uložit. Dále pokračujte již shodně jako v prvním příkladu.
Zadání složené podmínky
V případě složené podmínky z více výrazů lze další výraz přidat stiskem tlačítka Další. Jednotlivé výrazy je nutno spojit pomocí logického operátoru (a zároveň, nebo), který se stane aktivní po založení nového výrazu. Jednotlivé výrazy se pak objevují jako záložky v horní části okna.Zrušení aktuálního výrazu v podmínce provedete stiskem tlačítka Vymazat.
Pokud je v podmínce použito minimálně 3 výrazů, je možné je přesouvat v podmínce směrem doleva nebo doprava pomocí tlačítka Přesun podmínky o 1 vlevo (vpravo). Pokud tlačítko není aktivní, nemá volba v tomto případě smysl.
Definici příkazu můžete použít pro import příkazu do programu BEST KB. Stejnou definici můžete použít také pro produkt Moje Banka, pokud použijete import souboru ve formátu BEST.
Založení definice exportu:ÚČETNICTVÍ
V programu Účetnictví, v příkazech k úhradě Zvolte TISK. Vytvořte nové zadání a pojmenujte jej například Účto BEST. V okně, vpravo dole, zadejte směr výstupu “export příkazu” a klikněte na tlačítko “definice exportu”. Ve variantě exportu zvolte variantu "Obecný textový", v části Exportovat do souboru napište jméno souboru s příponou ikm, kam má export proběhnout i s cestou (adresář v datové struktuře klienta banky, cesta by měla být popsána někde v manuálu bankovního klienta) a do definice exportu nakopírujte obsah připojeného souboru (BEST_ucto.zip, označením obsahu a pomocí kombinace tlačítek Ctrl+C a Ctrl+V). Potom zmáčkněte tlačítko "Pokračovat" a zadání celé sestavy nezapomeňte uložit stiskem F10.Práce je potom shodná jako když vystavujete tištěný příkaz k úhradě. Pouze místo tlačítka tisk použijete Export.
Vytvořený soubor je potom potřeba naimportovat do programu BEST.
UPOZORNĚNÍ !
Čísla účtů nemohou obsahovat více jak jednu pomlčku. Pokud obsahují dvě pomlčky, zrušte pomlčku, která odděluje pravé trojčíslí. Pomlčka, která je umístěna zleva odděluje předčíslí, a proto ji zachovejte.
Při zkopírování definice dejte pozor na to, aby za posledním řádkem definice (začíná TI) nebyl více jak jeden volný řádek.
definice on-line
Při tvorbě sloupcových sestav ve výběru a exportu dat jste se možná již setkali s potřebou při tisku pohybů rozdělit pohyby na straně MD a DAL do dvou sloupců. V tabulce účetních pohybů je pohyb na straně MD označen v poli B.”M_D” nulou (0) a pohyb na straně DAL jedničkou (1).
Sloupec, ve kterém chcete tisknout pohyby na straně MD, vytvořte tlačítkem Nový výraz a do definice zapište tento výraz:-1*(B.M_D-1)*B.CASTKA
Sloupec, ve kterém chcete tisknout pohyby na straně DAL, vytvořte tlačítkem Nový výraz a do definice zapište tento výraz:
B.M_D*B.CASTKA
V sumarizující sestavě lze zobrazit výsledný rozdíl na straně MD a DAL. Vytvořte sloupec tlačítkem Nový výraz a do definice zapište tento výraz:
(2*B.M_D-1)*B.CASTKA
Vypočítávat rozdíl má význam u sestavy, kterou seskupujete podle některého údaje (např. střediska, projektu) pomocí řádku “Skupiny GROUP BY”. Například pokud chcete vědět celkovou částku za jednotlivé projekty, zadejte do sloupce Projekt na řádek “Skupiny GROUP BY” 1. Do sloupce s rozdílem zadejte “Funkci” SUM( ) a do řádku “Vytisknout součet” S.