Personální management

  Modul pro Personální management eviduje a vyhodnocuje údaje o zaměstnancích a umožňuje efektivní řízení lidských zdrojů. Sledují se údaje o uchazečích, zaměstnancích, pracovních zařazeních, pracovních místech, funkčních místech, organizačních útvarech, vzdělávání, zdravotních prohlídkách, znalostech apod. Změny se zapisují s historickou kontinuitou a do mzdové agendy přechází až s dnem platnosti. Pomocí připojených průvodců má uživatel možnost vytvářet a uchovávat vlastní tiskové výstupy - formuláře, smlouvy, dopisy, dotazníky a sestavy a exporty dat.

Moduly Mzdy a Personální management jsou také dodávány samostatně nebo jako součást jiných ERP.

Personální management - detail

            Systém zpracovává data zaměstnanců a pomocí dalších návazných evidencí umožňuje efektivní řízení lidských zdrojů.

            Základem systému jsou čtyři vzájemně navazující úrovně - organizační jednotka, funkce, pracovní místo, zaměstnanec. Údaje všech úrovní lze definovat nebo měnit umístění již předdefinovaných údajů. K nim je možné definovat hodnoty číselníků.

            Na horním okraji okna jsou tzv. záložky, pomocí nichž se lze přepínat kliknutím myši (nebo pomocí funkčních kláves) mezi funkcemi, pracovními místy, zaměstnanci, pracovními zařazeními vybraného zaměstnance a organizačními jednotkami.

            Pod záhlavím jsou záložky pomocí nichž se lze jednoduše přepínat mezi údaji vybrané úrovně setříděnými do skupin podle významu (platové zařazení, kompetence a odpovědnosti, požadavky, kvalifikace, ochranné pomůcky ...).

            Záložky obsahující shodné údaje jsou pojmenovány stejně ve všech úrovních. To umožňuje snadné zobrazování a konfrontaci stejných údajů u zaměstnance, pracovního místa, funkce a případně i organizační jednotky.

            Například, jste-li v údajích o platovém zařazení zaměstnance (tarifní třída, stupeň atd.), kliknutím myši na záložku pracovních míst můžete ihned porovnat, zda skutečné platové zařazení zaměstnance odpovídá platovému zařazení definovanému v popisu pracovního místa, na kterém je zaměstnanec zařazen.

Na záložce organizační jednotky jsou k dispozici všechny údaje o organizačním schématu a organizační struktuře  organizace. Údaje popisují jednotlivé organizační jednotky včetně jejich vzájemné podřízenosti. Definice organizační struktury umožňuje tisknout organizační schémata základní i podrobná včetně zaměstnanců na jednotli-vých pracovních  místech.

Další úrovní jsou funkce. Do této úrovně jsou zařazeny všechny typy funkcí v organizaci (mistr, obráběč kovů, svářeč, ředitel, zámečník, ekonom). Každá funkce má svou definici (základní popis, pracovní náplň a podmínky, kvalifikační předpoklady a požadavky na odborné způsobilosti atd.), která slouží jako výchozí definice pro definování pracovních míst vytvářených na základě vybrané funkce

Na záložce pracovní místa jsou údaje o všech pracovních místech, která jsou v organizaci vytvořena, ať už jsou obsazena zaměstnancem nebo ne.  Pracovní místa jsou vytvářena pomocí funkcí, z nichž čerpají výchozí definici, a zařazována do organizační struktury. Pracovních míst vytvořených na základě definice jedné funkce může být více a definice každého takto vytvořeného místa může být dodatečně upravena přesně na podmínky vytvořeného pracovního místa

Pracovní místo popisují:

základní údaje (název, začlenění do organizační struktury, návaznost na funkci, KZAM, obor, délka zkušební doby, pracovní doba, nadřízené pracovní místo, zastupující pracovní místa atd.)

platové zařazení (druh mzdy, typ mzdového tarifu, tarifní stupeň, tarifní třída atd.)

popis pracovního místa (pracovní podmínky, pracovní náplň)

kompetence a odpovědnosti

požadavky (na vzdělání, věk, pas, zdravotní průkaz, výpis z trestního rejstříku, řidičský průkaz, praxi atd.)

požadované kvalifikační předpoklady a odborné způsobilosti s definovanou periodicitou pro obnovování platnosti (jazykové znalosti, vzdělání, školení, kurzy, ostatní znalosti, vlastnosti atd.)

požadované lékařské prohlídky s definovanou periodicitou absolvování

nároky na pracovní a ochranné pomůcky a věci do osobního užívání

popisy odpovědností a pravomocí

další definovatelné položky

Na záložkách Zaměstnanci a Zařazení zaměstnance  jsou sledovány údaje o všech zaměstnancích v organizaci a o jejich pracovních zařazeních na pracovní místa v rámci organizační struktury firmy.

O zaměstnanci mohou být evidovány například tyto údaje:

základní údaje (rodné číslo, datum narození, rodné jméno, předchozí příjmení, bydliště, rodinný stav, státní příslušnost ...)

fotografie

rodinní příslušníci

důchody a údaje k důchodům (výpočet nároku na starobní důchod, evidence důchodů, vojenská cvičení, vojenská služba, číslo vojenské knížky, expoziční doba ...)

zdravotní karta (zdravotní pojišťovna a hlášení zdravotním pojišťovnám, omezení pracovní schopnosti, lékařské prohlídky, zdravotní omezení, zdravotní průkaz ...)

profil zaměstnance (výpis z trestního rejstříku, praxe ...)

kvalifikační způsobilosti zaměstnance s evidovaným datem platnosti do (absolvované kurzy a školení, jazykové znalosti, vzdělání, ostatní znalosti, vlastnosti atd.)

předchozí zaměstnání

školy a vzdělání

hodnocení zaměstnance (vlastnosti a jejich hodnocení, hodnocení nadřízenými a podřízenými ...)

pracovní a ochranné pomůcky a věci svěřené do osobního užívání

zaměstnanecké výhody a půjčky z fondů

nároky na dovolenou

pracovní a kariérový postup (účast na výběrových řízeních a náborových akcích, plánovaný postup na funkci nebo pracovní místo ...)

pracovní zařazení (organizační jednotky, kategorie, KZAM, druh pracovního poměru, druh pracovní smlouvy, délka zkušební doby, týdenní a denní pracovní doba, typ pracovní doby, důvod vyřazení ...)

platové zařazení (druh mzdy, typ mzdového tarifu, tarifní stupeň, tarifní třída, tarifní mzda ...)

kompetence a odpovědnosti

další definovatelné položky

            Všechny podstatné změny v evidovaných údajích ve všech úrovních lze zaznamenávat pomocí ukončování platností záznamů (odkládání záznamů do historie). K datu platnosti nového záznamu lze poznamenat také důvod změny. Historické záznamy jsou pak zobrazeny odlišnou barvou a lze je kdykoliv prohlížet. Díky zaznamenávání platnosti záznamů můžete na pokyn zobrazit, jak vypadal záznam před změnou (např. adresa zaměstnance před přestěhováním), nebo seznam záznamů k vybranému datu (např. organizační struktura před reorganizací).

Svou historii může mít nejen zaměstnanec a jeho pracovní zařazení, ale také pracovní místa, funkce, organizační jednotky a číselníky.

Ukončování platnosti záznamů lze využít také pro plánování změn, například v organizační struktuře apod. Při plánování změn můžete sledovat, jak seznam záznamů bude vypadat k určitému datu. Například při plánované změně organizační struktury můžete doplnit s platností od určitého data nové organizační jednotky, změnit nadřízenost jednotek apod. Zobrazením hodnot platných k datu změny uvidíte novou organizační strukturu. Totéž můžete provést se zaměstnanci, pracovními místy atd.

            Jednoduchý a rychlý způsob práce zajišťuje provázanost údajů s předdefinovanými číselníky (druhy pracovních smluv, druhy pracovních poměrů, druhy mezd, druhy důchodů, důvody vyřazení nebo přeřazení, úrovně jazykových znalostí, KZAM, lékařské prohlídky, národnosti, státní příslušnost, číselník pracovních a ochranných pomůcek, ostatní znalosti, úrovně ostatních znalostí, vlastnosti a jejich hodnocení, PSČ, typy pracovní doby, telefony atd.), z nichž lze vybírat hodnoty do jednotlivých údajů. Hodnoty číselníku lze měnit v průběhu práce s údaji.

Součástí systému jsou také další agendy:

            Agenda akcí je využívaná především pro plánování, realizaci a následné zaevidování absolvovaných akcí. Pomocí této agendy lze jednoduše zaměstnance, kteří nesplňují kvalifikační požadavky nebo je potřeba přezkoumat jejich kvalifikační způsobilost zařazovat do kurzů, školení, hromadného organizování lékařských prohlídek atd.

Porovnáním kvalifikačních požadavků pracovního místa, skutečné kvalifikační způsobilosti zaměstnance a případně délky platnosti již absolvované akce systém vybírá a nabízí kandidáty na zařazení do kurzů, školení atd. Na základě tohoto výběru automaticky tvoří veškerou dokumentaci pro zařazené účastníky (pozvánky, prezenční listiny, záznamy o přípravě atd.). Po absolvování akce dojde na pokyn uživatele k  hromadnému zápisu kvalifikační způsobilosti k jednotlivým zaměstnancům.

Součástí agendy akcí jsou také informace o místě, datu a délce trvání, pořadateli akce, počtu účastníků, ceně. Lze zaznamenávat doklady k pořádanému školení (objednávky, potvrzení objednávek ...) a náklady na realizaci s následným propočtem nákladů na absolventa.

            Pomocí agendy Hlášení změn zdravotním pojišťovnám je možné předávat hlášení dvěma způsoby - v elektronické formě (v textovém souboru) nebo v tištěné formě. Hlášení je připravováno na základě záznamů pro hlášení zdravotním pojišťovnám u jednotlivých zaměstnanců, které se generují automaticky nebo doplňují ručně.

            Agenda Upozornění na termíny vybírá zaměstnance jejichž platnost údajů k zadanému dni odpovídá zadání výběru (narozeniny apod.) nebo končí (platnost školení, lékařských prohlídek, konec zkušební lhůty, konec pracovních smluv na dobu určitou atd.)

            K výpočtu evidenčních, průměrných fyzických, průměrných přepočtených a mimoevidenčních stavů pro statistická sledování slouží agenda Výpočet evidenčních stavů. Stavy lze přepočítat za zvolené období nebo ke zvolenému dni.

Účelem personální evidence je využití evidovaných údajů pro:

vedení personální administrativy

plánování lidských zdrojů

evidenci bývalých zaměstnanců

automatické sledování odchodu zaměstnanců do důchodu

automatické sledování zaměstnanců s prošlými oprávněními

automatické sledování, plánování a realizaci periodického vzdělávání zaměstnanců

vytváření plánů zastupitelnosti a nahraditelnosti

vytváření plánů pracovního a kariérového postupu

vytváření plánů vzdělávání a výchovy a jejich vyhodnocování

modelování chování zaměstnanců při organizačních a mzdových změnách

analyzování a znázorňování demografických posunů v populaci

analyzování nástupů a výstupů zaměstnanců, výpočet fluktuačního koeficientu

sledování nákladů na zaměstnanecké výhody a jejich evidence

sledování nákladů na vzdělávání a lékařské prohlídky

sestavení podmínek pro nábor, konkurs

organizaci náborových akcí

vyhodnocení náborových akcí, konkursů

definování organizačních schémat

modelování kompetencí a odpovědností

tisk personálních dokladů a formulářů

pracovní smlouvy

platové výměry

přílohy pracovních smluv - pracovní náplň zaměstnance atd.

dohody o provedení práce, o pracovní činnosti

výpovědi z pracovního poměru

smlouvy o půjčkách z fondu

smlouvy o svěření věcí do osobního užívání

smlouvy o hmotné odpovědnosti

dopisy uchazečům o zaměstnání

pozvánky k náborovému řízení nebo konkursu

karta zaměstnance, funkce, pracovního místa

dotazníky

pracovní posudky

možnost dodefinování dalších personálních dokladů a formulářů s doplněním jednotlivých údajů z evidence

            tisk přehledů, sestav a statistických šetření

seznamy zaměstnanců v různém setřídění a členění

jmenovky na docházkové lístky

prezenční listiny

životní jubilea

pracovní jubilea

požadavky na lékařské prohlídky

přehledy kurzů a školení

přehledy požadavků na zařazení zaměstnanců do kurzů a na školení

náklady na vzdělávání v různém členění

věková struktura zaměstnanců v různých členěních (muži, ženy, profesní skupiny ...)

výpočet indexu maskulinity a feminility

evidenční a přepočtené stavy

přehled důchodců, zaměstnanců s nárokem na důchod v zadaném období

termínované smlouvy

vzdělanostní struktura zaměstnanců podle věkových a profesních skupin

analýza nástupů a výstupů zaměstnanců, výpočet fluktuačního koeficientu

zaměstnanci se ZPS

přehled volných míst

hlášení zdravotním pojišťovnám

možnost dodefinování vlastních personálních přehledů a sestav s doplněním jednotlivých údajů z evidence a s předdefinovanými vzorci pomocí uživatelského generátoru výstupních sestav

Kromě základních funkcí systém nabízí:

hromadné změny při reorganizaci

hromadný tisk dokumentů při změnách u více zaměstnanců

export do jiných systémů ve tvaru DBF pro MS Office, v běžném databázovém souboru DBF, HTML souboru nebo textovém souboru TXT

generátory formulářů

generátory sestav

výstupy na obrazovku, na tiskárny, do souborů a na jiná zařízení

uchování zadání definující sestavu

provázání s různými manažerskými informačními systémy (MIS)
            vytváření bezpečnostních kopií pro obnovu dat po havárii
            kontroly konzistence dat a vazeb
            zabezpečení dat pomocí přístupových práv

            Systém Personální management může pracovat zcela samostatně nebo být propojen se mzdovou agendou. Při propojení se mzdovou agendou dochází k automatickému převodu údajů o zaměstnancích z personální evidence do mzdové. Období zpracování personálních údajů je nezávislé na období zpracování mezd. K převodu dat dochází až v okamžiku začátku platnosti nových údajů.