Evidence docházky online

      Aplikace je určena pro evidenci informací o příchodech a odchodech, směnách, absencích, příplatcích, odpracované době, přestávkách zaměstnanců v průběhu pracovní doby. Zároveň aplikace umožňuje pořizování měsíčních složek mzdy (např. prémií, odměn) pověřenými zaměstnanci.

         Jedná se o webovou aplikaci. Uživatel má aplikaci přístupnou odkudkoliv, kde má k dispozici internet a funkční internetový prohlížeč.

Souhrnné údaje z pořízené docházky jsou využity pro zpracování mezd, tisk docházkových listů apod. Před uzávěrkou docházky a převedením do mezd lze určit počet přesčasových hodin k proplacení nebo převedení do dalšího měsíce.

Ruční pořizování dat lze nahradit importem událostí zachycených prostřednictvím elektronických snímačů identifikačních karet dalších dodavatelů.

Uživatel má k dispozici potřebné údaje o zaměstnanci a jeho pracovních poměrech. Některé údaje může definovat sám (např. zda lze práci přerušit přestávkou, druh plánovacího kalendáře, způsob přebírání času do docházky podle plánovacího kalendáře, zda má nárok na příplatek za dělenou směnu, přednastavení výše odměny atd.) Ostatní údaje jsou převzaté z evidence v personálním a mzdovém systému.

Aplikace umožňuje uživateli seskupit zaměstnance na docházkové listy, například podle směn nebo pracoviště nebo jiných společných parametrů, aby pořizování docházky bylo co nejjednodušší. Pro každý docházkový list lze definovat parametry (ořezat nebo zaokrouhlit příchod/odchod, zaokrouhlit odpracovanou dobu atd.), které budou zohledněny při generování směny zaměstnanci zařazenému na docházkovém listu.

         Nastavením číselníků, jako například plánovacích kalendářů nebo vlastních typů směn, lze zjednodušit práci při pořizování docházky. Zaměstnanci, kterému je přiřazen konkrétní typ plánovacího kalendáře, bude vytvořen plán směny, případně předbídnuta skutečnost, podle něj. Vlastní typy směn lze výhodně využít při ručním plánování a doplňování docházky zaměstnancům, jejichž délka a typ směn se v průběhu měsíce nepravidelně mění.

Příklad definování plánovacího kalendáře:

Okno s údaji o jedné směně má tři části:

Plán směny - V této části se definuje, jak byla směna pro vybraného zaměstnance na zvolený den naplánovaná bez ohledu na skutečnost, zda zaměstnanec směnu odpracoval či nikoliv. 

Skutečný příchod a odchod (absence) - Do druhé části se  doplňuje skutečný čas příchodu a odchodu zaměstnance na směnu, případně absence po celý den, nebo absence po část dne. V této části může být více záznamů, například pokud zaměstnanec v jednom dni pracoval a současně po část směny měl absenci. Zároveň se zde doplňují příplatky.

Započítaná odpracovaná doba (doba absence) - Ve třetí části se doplňují údaje o době, která má být z doby přítomnosti na pracovišti započítána jako odpracovaná doba, případně se vyhodnocuje  doba absence. Tyto údaje budou použity jako podklad pro výpočet mzdy zaměstnance.

 

Směny mohou být předbídnuty podle plánovacího kalendáře, lze je ručně upravovat, opravovat, doplňovat. Lze nastavit ořezávání směn, tzn. že pokud zaměstnanec například odejde o půl hodiny později, tato se mu nezapočítá jako skutečně odpracovaná, upravovat časy odchodu a příchodu, přestávek, zadávat jednotlivé absence nebo příplatky.

         Docházku lze pořizovat několika způsoby. Lze využít předvyplnění docházky podle plánovacích kalendářů nebo předem nadefinovaných typů směn, případně lze pořídit docházku také jako měsíční souhrn. Příplatky jsou automaticky generovány podle typu doplněné směny.

Ruční pořizování docházky lze nahradit importem událostí z docházkových terminálů.

Příklady různých způsobů pořizování docházky:

1) Podle plánovacího kalendáře - pokud zaměstnanci docházka ve většině nebo alespoň v části směn souhlasí s předem nadefinovaným plánovacím kalendářem, lze nechat vygenerovat směny podle plánovacího kalendáře.

 

         Není-li vybraný žádný druh absence, jsou směny vygenerované jako odpracované. V případě, že je směna v plánovacím kalendáři označena jako noční, doplní se automaticky příplatek za noční směnu. Případně se doplní další předdefinované příplatky.

         Pokud měl zaměstnanec v zadávaném období dlouhodobější absenci, např. dovolenou, lze využít funkci pro hromadné generování absencí. Dovolená pak bude najednou doplněna do všech pracovních dnů zaměstnance ve zvoleném období.

 

2) Pořizování docházky zadáním podkladů docházky - ručním doplněním směn zaměstnance. Tento způsob je výhodný, pokud zaměstnanec pracuje nepravidelně ve směnách s různou délkou apod. Do příslušných sloupců a jednotlivých dnů může uživatel doplnit typ směny, kterou zaměstnanec odpracoval nebo měl odpracovat, druh absence, případně příplatek (některé příplatky se generují automaticky podle zvoleného typu směny, proto je není potřeba doplňovat):

 

3) Pořízení docházky zadáním jen souhrnů za období - pokud nelze zaznamenávat docházku po jednotlivých dnech, lze ji zadat jako souhrn. Tzn., že se zadají jen celkové součty jednotlivých mzdových položek za celé období (odpracovaná doba, veškeré příplatky, absence, apod.).

Aplikace zároveň umožňuje pořizování měsíčních složek mzdy (např. prémií, odměn) vedoucími zaměstnanci.

 

Souhrnné údaje z pořízené docházky a měsíční údaje jsou zobrazeny na samostatné záložce. Tyto údaje budou převedeny do zpracování mezd.

 

Před odesláním údajů do zpracování mezd je možné upravit fond pracovní doby zaměstnance, ručně doplnit počáteční stav salda (neproplacené odpracované hodiny převedené z minulých měsíců), případně určit počet přesčasových hodin k proplacení nebo ke stornování.

 

Po zpracování docházky lze vytisknout podrobný docházkový list.

Nebo souhrn docházky po střediscích, případně jiné tiskové výstupy.